Policy Persoonsgegevens van de KGSO

Versie bijgewerkt op 15 maart 2020

• Presentatie – Over ons
• Beleid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens “Persoonsgegevensbeleid”
• Wat dekt dit Persoonsgegevensbeleid ?
• Wanneer verzamelen we persoonsgegevens ?
• Welke persoonsgegevens verzamelen we?
• Wat zijn de doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens?
• Op welke wettelijke basis is de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd ?
• Delen we uw persoonsgegevens en geven we ze door aan derden ?
• Zijn uw persoonsgegevens veilig ?
• Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens ?
• Sites van derden
• Wat zijn uw rechten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens ?
• Wat zijn uw rechten ?
• Hoe oefent u uw rechten uit ? – Uw verzoek
• Bijwerkingen en vragen
• Zullen we ons Persoonsgegevensbeleid wijzigen ?
• Heeft u vragen over ons Persoonsgegevensbeleid?

Presentatie – Over ons

Wij zijn de Belgische Kamer van Gerechtsdeskundigen gelast met Gerechtelijke en Scheidsgerechtelijke Opdrachten, kortweg KGSO (“wij” of “ons”):

• hoofdkantoor : Sylvain Dupuislaan 213 b/28 te 1070 Brussel, België
• algemeen e-mailadres: info@kgso-ceja.be
• e-mailadres voor de AVG (GDPR) : gdpr@kgso-ceja.be.

Wij nemen de bescherming van uw persoonlijke gegevens (de “persoonsgegevens”) zeer serieus.

Ons beleid inzake persoonsgegevens (de “Policy Persoonsgegevensbeleid“) beschrijft (1) hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan, gebruiken en openbaar maken wanneer u met ons communiceert, hetzij per post, e-mail, op het internet of anderszins, (2) uw rechten en hoe u die rechten kunt uitoefenen, en (3) de principes voor het bijwerken van dit beleid.

Een apart document definieert ons beleid over de cookies (de “Cookies Policy”), welke beschrijft (1) onze verklaring m.b.t. cookies, en (2) de principes voor het bijwerken van dit beleid.

Beleid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens “Persoonsgegevensbeleid”

Wat dekt dit Persoonsgegevensbeleid ?

Dit Persoonsgegevensbeleid dekt de verwerking van uw persoonsgegevens die wij verzamelen wanneer u onze Internet website bezoekt of gebruikt, of wanneer u op enigerlei wijze contact met ons opneemt.
In deze gevalle verzamelen wij gegevens die u als individu identificeren, zoals hieronder nader wordt toegelicht.

Wanneer verzamelen we persoonsgegevens ?

U kunt ons persoonsgegevens verstrekken om :

• U uw kandidatuursdossier af te geven teneinde lid te worden van de KGSO,
• U in te schrijven voor onze opleidingsactiviteiten of evenementen;
• U in te schrijven voor onze nieuwsbrief;
• Met ons contact op te nemen.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

• Uw naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortejaar, sector van activiteit
• De facturatiegegevens bij betalende evenementen, of voor de jaarlijkse bijdrage,
• Uw eventuele opmerkingen
• Kandidatuursdossier : met het kandidatuursdossier teneinde lid te worden van de KGSO : de gegevens noodzakelijk om uw dossier af te werken (ref het kandidatuursformulier), en de aanvaardingsprocedure te volgen
• Indien van toepassing: uw foto of een videosequentie waarop u verschijnt ; tenzij anders gevraagd door u per post naar ons secretariaat, of met een e-mail naar onze GDPR e-mailadres, behouden wij ons het recht voor om foto’s genomen tijdens evenementen, activiteiten, trainingen te gebruiken voor het uitzenden van reportages op onze site of op LinkedIn ;
• Via cookies (ref onze Cookies Policy) : de gegevens opgenomen door de cookies, zoals bepaald in onze Cookies Policy.

Wat zijn de doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens op een manier die voor u transparant is, en wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die nodig zijn (principe van proportionaliteit) en voor een bepaalde periode.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden :

• Voor het beheer en de administratie van de aanvaardingsdossiers
• Om onze ledenboek en de ledenlijst op onze website te publiceren
• Voor het beheer en de administratie van leden en niet-leden
  • om met u te communiceren via e-mail of andere middelen, bijvoorbeeld met betrekking tot onze agenda, evenementen, aankondigingen van activiteiten en opleidingen, en diensten waarvan wij denken dat ze voor u interessant kunnen zijn
  • om u ons Bulletin of Nieuwsbrief te sturen: voor deze mailing maken we gebruik van de gepaste technologie
  • echter, u kunt zich te allen tijde afmelden voor deze mededelingen.
• voor het beheer van onbetaalde facturen en geschillen ;
• voor de administratie van onze website en van onze activiteiten;
• om onze website te verbeteren om ervoor te zorgen dat de inhoud op de meest effectieve manier voor u wordt gepresenteerd ;
• voor het beheer van adviezen over diensten of inhoud.
• Om de wettelijke en reglementaire verplichtingen na te leven waaraan wij onderworpen zijn, met name om ons in staat te stellen het bewijs van een recht of een contract te leveren.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om met u te communiceren via e-mail en eventueel via andere middelen, bijvoorbeeld over evenementen en diensten waarvan wij denken dat ze voor u interessant kunnen zijn. U kunt zich echter altijd afmelden voor deze mededelingen (zie “Uw rechten” hieronder).
Wij verzamelen persoonsgegevens van alle contactpersonen om hun verzoeken te beheren. Daarnaast verzamelen we de persoonsgegevens van professionals om hen facturen te sturen en eventuele klachten te verwerken. Daarnaast kunnen wij uw gegevens analyseren om nieuwe diensten te verbeteren en te ontwikkelen, trends in het gebruik van onze website te identificeren en de effectiviteit van de promotiecampagnes te bepalen. Bovendien zullen deze gegevens worden bewaard om te voldoen aan diverse wettelijke en reglementaire verplichtingen, met name om ons in staat te stellen het bewijs van een recht of een contract te leveren.

Nieuwsbrief : wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u nieuwsbrieven te sturen, zoals “agenda”, “aankondigingen van activiteiten en opleidingen”. U kunt de verzending van elke nieuwsbrief beheren via de links onderaan elke e-mail. Voor de verzending van elke nieuwsbrief maken we gebruik van de Mailchimp-technologie, die een eigen persoonsgegevensbeleid heeft ontwikkeld en dus voldoet aan de GDPR-verordening.

Op welke wettelijke basis is de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd ?

Wij verkopen uw persoonsgegevens aan niemand ; wij maken uw persoonsgegevens aan niemand bekend, behalve mogelijk in het kader van onze missie.
Voor kandidaten en leden van de KGSO is de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op de uitvoering van het contract dat is gesloten op het moment van de aanvraag tot toelating als lid of op het moment van de erkenning als lid, en verlengd met de betaling van de jaarlijkse bijdrage ; het contract bestaat uit : de statuten van de KGSO, het reglement van inwendige orde, dit Policy persoonsgegevens en de Cookies Policy.
Om zich in te schrijven voor een videoconferentie-opleidingssessie die de KGSO wenst op te nemen, vult het lid een inschrijvingsformulier in (online) waarbij (1) hij/kan kan weigeren te worden geïdentificeerd in de opname van die sessie, en (2) hij/zij kan weigeren te worden vermeld in de lijst van deelnemers.

De wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens voor de opname van de videoconferentie-opleidingssessie is de uitvoering van het bij de inschrijving gesloten contract, dat bestaat uit : het inschrijvingsformulier, de statuten van de KGSO, het reglement van inwendige orde, dit Policy persoonsgegevens en de Cookies Policy.

1. Indien het lid weigert tijdens de opname te worden geïdentificeerd, verbindt het zich ertoe zijn/haar camera of microfoon niet te activeren en zich tijdens de zitting te identificeren onder een pseudoniem zodat hij/zij niet kan worden geïdentificeerd ; indien het lid zijn/haar camera of microfoon activeert of zich tijdens de zitting identificeert onder zijn/haar naam, erkent het dat de KGSO deze persoonsgegevens mag gebruiken voor de opname van de zitting.
2. Als het lid weigert op de lijst van deelnemers te worden vermeld, zal de KGSO zijn naam en contactgegevens niet in die lijst vermelden.

De verwerking van persoonsgegevens van niet-leden is gebaseerd op ons rechtvaardig belang om hen gebeurtenissen en diensten te communiceren die volgens ons voor hen van belang kunnen zijn.

Delen we uw persoonsgegevens en geven we ze door aan derden ?

Wij verkopen uw persoonsgegevens aan niemand.
Om u te informeren of voor de organisatie van activiteiten, opleidingen of evenementen behouden wij ons het recht voor om uw persoonsgegevens te delen met andere erkende deskundige organisaties, die zich ertoe verbinden om ten minste (1) uw persoonsgegevens niet te gebruiken voor reclamedoeleinden zonder uw voorafgaande, gratis, specifieke en geïnformeerde toestemming, en (2) in elke e-mail een optie op te nemen (de “opt-out”-optie) waardoor u kosteloos van hun mailinglijsten kunt worden verwijderd.
Door zich in te schrijven voor activiteiten, opleidingen of evenementen die wij zelf of met andere erkende deskundige organisaties organiseren, gaat u ermee akkoord dat uw contactgegevens (voornaam, achternaam, specialiteit, e-mailadres) in de deelnemerslijst worden opgenomen.
Wij behouden ons het recht voor om, indien van toepassing, foto’s of videobeelden te gebruiken die zijn gemaakt tijdens activiteiten, opleidingen of evenementen, waarop u verschijnt, in ons Bulletin of Nieuwsbrief, op onze website of op media die worden beheerd door andere erkende deskundige organisaties, op de hierboven beschreven wijze; u hebt het recht om deze publicatie te allen tijde te weigeren, door ons een specifieke brief of e-mail te sturen naar ons adres.
Bovendien behouden wij ons ter bescherming het recht voor om toegang te krijgen tot alle persoonsgegevens, deze te lezen, te bewaren en openbaar te maken om te voldoen aan een wet of gerechtelijk bevel; om onze overeenkomsten met u en andere overeenkomsten af te dwingen of toe te passen ; of om onze rechten, eigendommen of veiligheid, die van onze werknemers, leden of anderen, te beschermen.
Tot slot kunnen wij in bepaalde omstandigheden verplicht worden om uw persoonsgegevens te verstrekken om te voldoen aan geldige verzoeken van de overheid, onder meer om te voldoen aan de vereisten van de nationale veiligheid of de wetshandhaving.

Zijn uw persoonsgegevens veilig ?

Wij gebruiken passende technische, organisatorische en administratieve veiligheidsmaatregelen om alle persoonsgegevens die wij in onze papieren en computerbestanden opslaan te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.
Geen enkele organisatie kan echter volledige veiligheid garanderen : ongeoorloofde manipulatie of gebruik, hardware- of softwarefouten, en andere factoren kunnen de veiligheid van uw persoonsgegevens altijd in gevaar brengen.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de hierboven doeleinden.
De gegevens van de leden en van onze contactpersonen worden gedurende maximaal [periode] bewaard, vanaf de uitvoering van het contract of vanaf het laatste contact met de persoon.
Aan het einde van deze periode worden deze gegevens uit onze computer- en papieren bestanden verwijderd ; ze kunnen echter worden bewaard om te voldoen aan onze wettelijke of reglementaire verplichtingen, of om ons in staat te stellen een recht of een contract te bewijzen.
Als u een aanvraag hebt ingediend om lid te worden van de KGSO en als uw aanvraag om welke reden dan ook niet wordt gehonoreerd, bewaren wij de persoonsgegevens in uw dossier gedurende 6 maanden vanaf de datum van de afwijzingsbeslissing ; na afloop van deze periode worden deze gegevens uit onze computer- en papierbestanden verwijderd. U kunt ons echter altijd vragen om uw persoonsgegevens uit uw kandidatuursdossier te verwijderen door ons een brief of een e-mail te sturen naar ons adres.
Door het verwijderen van deze persoonlijke gegevens in onze computerbestanden en in de prullenbak bedoelen wij hier de verwijdering van deze persoonlijke gegevens, evenals de vernietiging van het papieren bestand:

Sites van derden

Voor uw gemak kunnen op onze website hyperlinks worden geplaatst die verwijzen naar andere websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het persoonsgegevensbeleid van sites of bedrijven van derden waarover wij geen controle hebben, en deze Policy persoonsgegevensbeleid is niet van toepassing op dergelijke sites of bedrijven van derden.
Sites van derden kunnen persoonsgegevens verzamelen naast de persoonsgegevens die wij op onze website verzamelen. Wij onderschrijven geen enkele van deze sites van derden, noch de diensten of producten die op deze sites van derden worden beschreven of aangeboden, noch enige inhoud die op de sites van derden is opgenomen. We raden u aan het beleid inzake persoonsgegevens van elke site van derden die u bezoekt te onderzoeken en te lezen om te begrijpen hoe persoonsgegevens die over u worden verzameld, worden gebruikt en beschermd.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens ?

Wat zijn uw rechten ?

Hier vindt u een overzicht van uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij als verantwoordelijke voor de verwerking verwerken (zie ook https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/hoe-u-uw-rechten-kunt-uitoefenen-art-12-avg) :

• Intrekking van uw toestemming
  • In gevallen waarin de verwerking gebaseerd is op toestemming (artikel 7), kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken.
• Kopie van uw persoonsgegevens (artikel 15)
  • U kunt ons vragen of wij persoonsgegevens over u verwerken en, als wij dat doen, kunt u ons vragen om een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt.
• Correctie of aanvulling van persoonsgegevens (artikelen 16 en 19)
  • U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens die onjuist zijn te corrigeren en om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder meer door het verstrekken van een aanvullende verklaring.
• Verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens (artikelen 17 en 19)
  • U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen waarvoor de wettelijke voorwaarden voor de verwerking niet of niet meer bestaan.
• Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (artikelen 18 en 19)
  • U kunt ons vragen om de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken te beperken.
• “Draagbaarheid” van uw persoonsgegevens (artikel 20)
  • U kunt een kopie vragen van de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt en u kunt ons vragen om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking die u hebt opgegeven.
• Verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (artikel 21)
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.
• Weigering van de verwerking voor prospectie- of direct marketingdoeleinden (artikel 21, lid 2)
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor prospectie- of directmarketingdoeleinden, met inbegrip van profilering, voor zover dit verband houdt met dergelijke prospectie- of directmarketingdoeleinden.
• Weigering om onderworpen te zijn aan een besluit dat uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering (artikel 22)
  • U kunt bezwaar maken tegen het feit dat u het onderwerp bent van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering.
• Klacht (artikel 77)
  • Indien nodig kunt u een klacht indienen bij de autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact).
• Rechtsvordering (artikelen 78 79 en 82)
  • U kunt besluiten om juridische stappen te ondernemen.

OPMERKING: Als u jonger bent dan 13 jaar (in België), worden uw rechten uitgeoefend door de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor u heeft.

Hoe oefent u uw rechten uit ? – Uw verzoek

Om ons in staat te stellen uw verzoek te behandelen en u te antwoorden, schrijft u ons met (1) uw legitimatie en (2) het doel van uw verzoek.

Om dit te doen,

• Stuurt u ons een bericht naar onze e-mailadres gdpr@kgso-ceja.be, of
• Stuurt u een postbrief naar ons secretariaat.

Om het verzoek te kunnen verwerken, moet het voldoen aan 3 basiscriteria :

1. Taal : uw aanvraag wordt gedaan in een van de nationale talen of in het Engels,
2. Identificatie : zodat we u met voldoende zekerheid kunnen identificeren,

• u stuurt ons een kopie van de voorkant van uw ID-kaart, EN/OF
• u stuurt ons een kopie van uw rijbewijs, EN/OF
• u stuurt ons een kopie van uw internationale paspoort, EN/OF
• u gebruikt elk ander middel dat u kiest.

3. Identificatie van het verzoek : u beschrijft het doel van uw verzoek nauwkeurig, waarbij u, indien van toepassing, het bewijs van uw verzoek bijvoegt (bijvoorbeeld in het geval van een verzoek om rectificatie). verwijst uw verzoek naar een van de rechten van de AVG (GDPR).

Indien uw verzoek aan deze criteria niet voldoet, zullen wij u onverwijld meedelen dat wij uw aanvraag niet kunnen behandelen.

Indien wij u met voldoende zekerheid kunnen identificeren, EN indien de KGSO de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is, dan zullen wij uw aanvraag behandelen in overeenstemming met de bepalingen van de AVG (GDPR)-verordening en zullen wij u binnen 1 maand na uw gevalideerde aanvraag een antwoord geven.

Indien nodig kan deze termijn met 2 maanden worden verlengd, afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken ; in dat geval zullen wij u binnen 1 maand na uw gevalideerde verzoek op de hoogte stellen van deze verlenging en de redenen voor het uitstel.

Als wij u niet met voldoende zekerheid kunnen identificeren, zullen wij reageren binnen 1 maand na uw verzoek (tenzij uw verzoek complexer is), door u te vragen ons aanvullend identificatiebewijzen te verstrekken, zoals bv uw geldige postadres.

Indien wij van mening zijn dat wij geen persoonsgegevens over u hebben, zullen wij (binnen 1 maand na uw verzoek) antwoorden dat u uw verzoek moet richten aan de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens, en zullen wij uw verzoek vervolgens afsluiten.

Bijwerkingen en vragen

Zullen we ons Persoonsgegevensbeleid wijzigen ?

Wij proberen onze diensten in het algemeen en onze website in het bijzonder voortdurend te verbeteren, bijvoorbeeld om rekening te houden met nieuwe doeleinden of veranderingen in de wetgeving ; daarom zullen wij van tijd tot tijd ons beleid inzake persoonsgegevens moeten aanpassen.
De datum en versie van de laatste update vindt u bovenaan dit document.

Heeft u vragen over ons Persoonsgegevensbeleid?

Als u vragen of zorgen heeft over ons persoonsgegevensbeleid, kunt u ons een gedetailleerd bericht sturen per post naar ons secretariaat of per e-mail naar onze GDPR e-mailadres, en wij zullen proberen om uw zorgen weg te nemen.