Politique données personnelles de la CEJA

Présentation : CEJA

Nous sommes la Chambres des Experts judiciaires chargés de missions Judiciaires et d’Arbitrage, en abrégé CEJA (« nous / notre / nos ») :

  • siège social : Boulevard Sylvain Dupuis 213 b/28 à 1070 Bruxelles, Belgique
  • adresse courriel générale : info@ceja-kgso.be
  • adresse courriel pour le RGPD : gdpr@ceja-kgso.be.

Nous prenons très au sérieux la protection de vos données à caractère personnel (« les données personnelles »).

Le présent document définit notre Politique relative à la protection des données à caractère personnel (la « Politique données personnelles ») qui décrit (1) comment nous collectons, conservons, utilisons et divulguons vos données personnelles lorsque vous communiquez avec nous, par courrier postal, par courrier électronique (courriel / e-mail), sur Internet ou de toute autre manière, (2) vos droits et la manière d’exercer ces droits, et (3) les principes de mise à jour de cette Politique.

Un document séparé définit notre Politique concernant les cookies (la « Politique cookies ») qui décrit notre Déclaration en matière de cookies, et les principes de mise à jour de cette Politique.

Politique de Protection de vos données personnelles

Que couvre cette Politique données personnelles?

Cette Politique données personnelles couvre le traitement de vos données personnelles que nous recueillons lorsque vous accédez ou que vous utilisez notre site Internet, ou lorsque vous nous contactez de quelque manière que ce soit.
Dans ces cas, nous collectons des données qui vous identifient en tant que personne, comme expliqué plus en détail ci-dessous.

Quand récoltons-nous des données personnelles ?

Vous nous communiquez des données personnelles lorsque :

  • vous soumettez votre dossier de candidature pour devenir membre de la CEJA,
  • vous vous inscrivez à nos activités, formations et événements,
  • vous vous abonnez à notre Bulletin/Newsletter,
  • vous nous contactez.

Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

  • Vos nom, prénom, adresse, adresse email, numéro de téléphone, année de naissance, secteur d’activité
  • Les données relatives à la facturation des événements payants et des cotisations
  • Vos commentaires éventuels
  • Dossier de candidature : avec le dossier de candidature pour devenir membre de la CEJA, nous collectons les données nécessaires pour compléter votre dossier (voir formulaire de candidature) et suivre la procédure d’admission
  • Le cas échéant : votre photographie ou une séquence vidéo sur laquelle vous apparaissez
  • Via des cookies (voir notre Politique cookies) : les données recueillies par les cookies définis dans notre Politique cookies.

Quelles sont les finalités du traitement de vos données personnelles ?

Nous collectons vos données personnelles de manière transparente vis-à-vis de vous, et nous ne collectons que les données personnelles nécessaires (principe de proportionnalité) et pour une période déterminée.
Nous utilisons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

  • pour la gestion et l’administration des dossiers de candidature
  • pour publier notre annuaire et la liste des membres sur notre site Internet
  • pour la gestion et l’administration des membres et non-membres :
    • pour communiquer avec vous par courrier électronique ou par d’autres moyens, par exemple concernant notre agenda, des événements, l’annonce d’activités et de formations, et des services que nous pensons susceptibles de vous intéresser
    • pour vous adresser notre Bulletin ou Newsletter : pour cet envoi, nous utilisons la technologie la plus appropriée
    • cependant, vous pourrez toujours vous désabonner de ces communications à tout moment
  • pour la gestion des impayés et du contentieux
  • pour assurer la sécurité et l’administration de notre site Internet et de nos activités
  • pour améliorer notre site Internet afin de nous assurer que le contenu est présenté de la manière la plus efficace pour vous
  • pour améliorer et développer de nouveaux services
  • pour respecter les obligations légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis, notamment afin de nous permettre d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat.

Sur quelle base légale repose le traitement de vos données personnelles ?

Pour les candidats et les membres de la CEJA, le traitement des données personnelles repose sur l’exécution du contrat conclu lors de la demande d’admission comme membre ou lors de la reconnaissance comme membre, et prolongé par le paiement de la cotisation annuelle ; le contrat consiste en : les statuts de la CEJA, son Règlement d’Ordre Intérieur, la présente Politique données personnelles et la Politique cookies.
Le traitement des données personnelles des personnes non-membres repose sur notre intérêt légitime à leur communiquer des événements et des services que nous pensons susceptibles de les intéresser.

Partageons-nous et communiquons-nous vos données personnelles à des tiers ?

Nous ne vendons vos données personnelles à personne.
Pour vous informer ou pour l’organisation d’activités, formations ou événements, nous nous réservons le droit de partager vos données personnelles avec d’autres organisations d’experts reconnues, qui s’engagent au minimum (1) à ne pas employer vos données personnelles à des fins de publicité sans votre consentement préalable, libre, spécifique et informé, et (2) à inclure dans chaque courrier électronique une option (l’option opt-out) grâce à laquelle vous pouvez obtenir le retrait de leurs listes de diffusion, sans aucun frais.
Par l’inscription aux activités, formations ou événements que nous organisons nous-mêmes ou avec d’autres organisations d’experts reconnues, vous acceptez que vos coordonnées (nom, prénom, spécialité, adresse courriel) soient reprises sur la liste des participants.
Le cas échéant, nous nous réservons le droit d’utiliser des photos ou séquences vidéo prises lors d’activités, formations ou événements, sur lesquelles vous apparaissez, dans notre Bulletin ou Newsletter, sur notre site Internet ou sur des supports gérés par d’autres organisations d’experts reconnues, selon les modalités définies ci-dessus ; à tout moment vous avez le droit de refuser cette publication, en nous envoyant un courrier postal ou un courriel spécifique à notre adresse.
En outre, pour notre protection, nous nous réservons le droit d’accéder, de lire, de préserver et de communiquer toutes les données personnelles nécessaires pour se conformer à la loi ou à une ordonnance du tribunal ; de faire appliquer ou appliquer nos accords avec vous et d’autres accords; ou de protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité, celle de nos collaborateurs, de nos membres ou d’autres.
Enfin, dans certaines circonstances, nous pouvons être tenus de communiquer vos données personnelles pour répondre aux demandes valides des autorités publiques, notamment pour répondre aux exigences de sécurité nationale ou en application de la loi.

Vos données personnelles sont-elles sécurisées ?

Nous utilisons des mesures de sécurité techniques, organisationnelles et administratives appropriées pour protéger toute donnée personnelle que nous détenons dans nos dossiers papiers et informatiques, contre la perte, l’utilisation abusive et l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération et la destruction.
Cependant, comme aucune organisation ne peut garantir une sécurité complète, une manipulation ou une utilisation que nous n’avons pas autorisée, une défaillance matérielle ou logicielle et d’autres facteurs peuvent toujours compromettre la sécurité de vos données personnelles.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Les données personnelles vous concernant sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités décrites sous 1.d. du présent document.
Les données des membres et de nos contacts sont conservées pendant une durée maximale de 5 ans, à compter de l’exécution du contrat ou du dernier contact avec la personne.
Au terme de cette période, ces données seront effacées de nos fichiers informatiques et papier ; elles pourront toutefois être conservées pour se conformer à nos obligations légales ou réglementaires, ou encore afin de nous permettre d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat.
Si vous avez soumis un dossier de candidature pour devenir membre de la CEJA et si, pour quelque raison que ce soit, votre candidature n’est pas retenue, nous conservons les données personnelles de votre dossier durant 6 mois à dater de la décision de rejet ; au terme de cette période, ces données seront effacées de nos fichiers informatiques et papier. Cependant vous pouvez toujours nous demander d’effacer les données personnelles de votre dossier de candidature en nous envoyant un courrier postal ou un courriel à notre adresse.
Par effacement, nous entendons ici la suppression de ces données personnelles dans nos fichiers informatiques et dans la corbeille, ainsi que la destruction du dossier papier.

Sites tiers

Pour votre facilité, des liens hypertextes peuvent être affichés sur notre site Internet, qui renvoient à d’autres sites Internet (les «Sites tiers»). Nous ne sommes pas responsables des pratiques de protection des données à caractère personnel (ou équivalent) des Sites tiers ou des sociétés que nous ne contrôlons pas, et la présente Politique données personnelles ne s’applique pas à ces Sites tiers ni à ces organisations.
Les Sites tiers peuvent collecter des données personnelles en plus de celles que nous recueillons sur notre site Internet. Nous ne cautionnons aucun de ces Sites tiers, ni les services ou produits décrits ou offerts sur ces Sites tiers, ou tout contenu compris sur les Sites tiers. Nous vous encourageons à rechercher et à lire la Politique données personnelles (ou équivalent) de chaque Site tiers que vous visitez, afin de comprendre comment ces Sites Tiers utilisent et protègent les données à caractère personnelles collectées à votre sujet.

Quels sont vos droits en matière de protection des données personnelles ?

Quels sont vos droits ?

Ci-dessous la liste de vos droits pour ce qui concerne les données personnelles que nous traitons comme responsable du traitement (les articles référencés sont ceux du Règlement RGPD – voir également https://www.autoriteprotectiondonnees.be/comment-exercer-ses-droits-art-12-rgpd) :

  • Retrait de votre consentement
    • Dans les cas où le traitement est fondé sur le consentement (article 7), vous pouvez à tout moment retirer votre consentement.
  • Copie de vos données personnelles (article 15)
    • Vous pouvez nous demander si nous traitons des données personnelles qui vous concernent, et, lorsque c’est le cas, vous pouvez nous demander d’obtenir une copie de ces données personnelles qui font l’objet d’un traitement.
  • Rectification ou complément des données personnelles (articles 16 et 19)
    • Vous pouvez nous demander la rectification des données personnelles qui vous concernent et qui sont inexactes, et de compléter les données personnelles incomplètes, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
  • Demande d’effacement de vos données personnelles (articles 17 et 19)
    • Vous pouvez nous demander d’effacer toute donnée à caractère personnel vous concernant pour laquelle les conditions légales pour le traitement n’existent pas ou plus.
  • Limitation du traitement de vos données personnelles (articles 18 et 19)
    • Vous pouvez nous demander de limiter la manière avec laquelle nous traitons vos données personnelles.
  • « Portabilité » de vos données personnelles (article 20)
    • Vous pouvez nous demander une copie des données personnelles que vous nous avez fournies, et vous pouvez nous demander de transmettre ces données personnelles directement à un autre responsable du traitement que vous spécifiez.
  • Opposition au traitement de vos données personnelles (article 21)
    • Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des raisons tenant à votre situation particulière.
  • Refus du traitement pour des finalités de prospection ou de marketing direct (article 21.2)
    • Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection ou de marketing direct, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection ou marketing direct.
  • Refus de faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage (article 22)
    • Vous pouvez vous opposer à faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.
  • Réclamation (article 77)
    • Le cas échéant, vous pouvez introduire une réclamation à l’autorité de protection des données personnelles (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact).
  • Action en justice (articles 78 79 et 82)
    • Vous pouvez décider d’intenter une action en justice.

NOTE : Si vous avez moins de 13 ans (en Belgique), vos droits sont exercés par la personne qui est titulaire de la responsabilité parentale à votre égard.

Comment exercer vos droits ? – Votre demande

Pour nous permettre de traiter votre demande et de vous répondre, vous nous écrivez avec (1) votre identification et (2) l’objet de votre demande.
Pour cela, vous

  • remplissez le formulaire de contact sur notre site Internet, ou
  • envoyez un e-mail/courriel à l’adresse courriel gdpr@ceja-kgso.be, ou
  • envoyez un courrier à notre adresse postale.

Il est essentiel que nous puissions vous identifier avec une certitude suffisante ; c’est pourquoi

  • vous nous envoyez une copie du recto de votre carte d’identité, sur laquelle vous pouvez recouvrir certaines données (comme votre numéro de carte et votre photo), ET/OU
  • vous nous envoyez une copie de votre permis de conduire, sur laquelle vous pouvez recouvrir certaines données telles que votre numéro de registre national et votre photo, ET/OU
  • vous nous envoyez une copie de votre passeport international, sur laquelle vous pouvez recouvrir certaines données telles que votre numéro de registre national et votre photo, ET/OU
  • vous utilisez tout autre moyen choisi par vous.

Sur la copie, vous pouvez noter qu’il s’agit d’une copie, et indiquer que la copie a été faite le (date) dans le but d’être envoyée à la CEJA.

Ensuite, vous décrirez précisément l’objet de votre demande, en y joignant, le cas échéant, des preuves de votre demande (par exemple en cas de demande de rectification).

Si nous pouvons vous identifier, ET si la CEJA est responsable du traitement de vos données personnelles, alors nous traiterons votre demande selon les dispositions du Règlement RGPD, et nous vous répondrons endéans un mois de votre demande validée. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes ; dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois de votre demande validée.

Si nous ne pouvons pas vous identifier avec une certitude suffisante, nous vous répondrons (sauf en cas de demande plus complexe, endéans un mois de votre demande) en demandant de nous fournir votre adresse postale valide, et le cas échéant, nous nous réservons le droit de vous demander des preuves supplémentaires d’identification.

Si nous pensons que nous n’avons pas de données personnelles vous concernant, nous vous répondrons (endéans 1 mois de votre demande) que vous devez adresser votre demande au responsable du traitement de vos données personnelles, et nous clôturerons alors votre demande.

Mises à jour et questions

Allons-nous modifier notre Politique données personnelles ?

Nous essayons constamment d’améliorer nos services en général et notre site Internet en particulier, par exemple pour prendre en compte de nouvelles finalités ou des changements de législation ; c’est pourquoi nous devrons de temps en temps adapter notre Politique données personnelles.
La date et la version de la dernière mise à jour se trouvent tout en haut de ce document.

Avez-vous des questions sur notre Politique données personnelles ?

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre Politique données personnelles, vous pouvez nous envoyer un message détaillé par courrier postal à notre secrétariat ou par courriel à notre adresse, et nous essayerons de répondre à vos préoccupations.

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